Jobbeschreibung
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und einem Blick fürs Detail sowohl im Frontoffice als auch im Backoffice überzeugt. Als Office Assistant bist Du das Gesicht unseres Leipziger Büros und sorgst dafür, dass sich Kund:innen, Gäste und Kolleg:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen. Gleichzeitig stellst Du sicher, dass alles reibungslos läuft und das Arbeitsumfeld für das Team optimal organisiert ist.
Als Office Assistant bist Du die erste Anlaufstelle für Besucher:innen und spielst eine zentrale Rolle dabei, das Büro einladend und gut organisiert zu gestalten. Deine Aufgaben umfassen:
Frontoffice: Empfang & Kommunikation
Empfang von Gästen und Kolleg:innen
Entgegennahme eingehender Anrufe und E-Mails, die an unsere allgemeine Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse gerichtet sind
Bearbeitung eingehender und ausgehender Post sowie Pakete
Pflege der Büroausstattung, einschließlich Kaffeemaschine, Getränke und allgemeiner Ordnung
Koordination lokaler Dienstleister, z. B. Reinigung, Gebäudemanagement usw.
Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten (z. B. Kanus für einen Teamausflug mieten, Locations buchen)
Unterstützung bei der Erstellung von Arbeits-/Büro-Richtlinien
Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und Bestellungen
Backoffice: Administrative Unterstützung
Unterstützung bei Back-Office-Aufgaben und administrativen Tätigkeiten
Mitwirkung bei Payroll, HR-Administration und Mobilität
Mitarbeit an kleineren Projekten und Sonderaufgaben
Als Teil des internationalen HR & Support Teams bist Du die gute Seele unseres Leipziger Büros und sorgst dafür, dass unsere Security Experts sich voll und ganz auf den Schutz unserer Kund:innen und deren sichere digitale Reise konzentrieren können.
Was kannst Du von uns erwarten?
Vertrag
Du erhältst einen unbefristeten Vollzeitvertrag (40 Std.) und 30 Urlaubstage. Als Office Assistant brauchen wir Dich natürlich vor Ort im Büro. Daher ist diese Position ein Onsite-Job in unserem brandneuen Büro auf der Alten Messe in Leipzig.
Team
Respekt und Wertschätzung sind uns wichtig – sowohl beruflich als auch persönlich. Die beste Möglichkeit, Deine über 275 Kolleg:innen aus den Niederlanden, Deutschland, Österreich, Belgien und Schweden kennenzulernen, ist die Teilnahme an unseren zahlreichen Aktivitäten, z. B. einem Ausflug in den Freizeitpark.
Ausstattung
Du bekommst ein modernes MacBook und ein iPhone. In unseren Büros gibt es höhenverstellbare Schreibtische und unser CEO stattet uns gerne mit Merchandise aus.
Mobilität
Für Deinen Arbeitsweg erhältst Du entweder ein Deutschlandticket oder ein JobRad – Du entscheidest.
Und sonst so...
Nein, der Obstkorb im Büro ist für uns kein Benefit, sondern selbstverständlich – genauso wie Kaffee, Tee und Limo. Vorausgesetzt natürlich, Du kümmerst Dich um die Bestellung. ;-)
Stellenanforderungen
Das Wichtigste für uns ist, dass Du gut ins Team passt und Lust hast, Northwave mitzugestalten und weiterzuentwickeln. Natürlich gibt es auch ein paar fachliche Anforderungen für diese Position:
Du hast Erfahrung in einer Rolle als Office Assistant oder in einer vergleichbaren Position. Du solltest mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen vertraut sein und keine Scheu haben, Aufgaben zu übernehmen. Eine Hands-on-Mentalität ist genau das, was wir suchen. Du arbeitest selbstständig und strukturiert. Du sprichst fließend Deutsch und Englisch. Und am allerwichtigsten: Du hast Spaß daran, mit einer inspirierenden Gruppe von Cyber-Security-Enthusiast:innen zusammenzuarbeiten.
Kurz zusammengefasst:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Office Management, Event Management, o.ä.
Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Diskretion, Teamfähigkeit und Organisationstalent
Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.
Mehr über das Arbeiten bei Northwave erfährst Du hier:
oder
- Leipzig, Sachsen, Deutschland
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How we hire
Our hiring process is thorough, to ensure we make the right decision and to help you to decide if we're the right fit for you. Depending on the position and general conditions, steps may vary in individual cases - if you have any questions, please feel free to ask!
Your Application and Screening phase
After submitting your application, you will receive an automatic confirmation of receipt from us.
We review your application and give you feedback. This process takes some time but we try to give you feedback as quickly as possible.
First Interview - Getting to know you
In the first online meeting, let our recruiter learn about you and your story to check a potential fit. This is also a chance for you to ask first questions about the role and company.
Second Interview - Learning more about your skills
In this one site meeting, your future Leader takes a deeper dive into your experience and what you could bring to the team. You can expect questions on how knowledgeable you are in the business or technology area. For technical positions, you can expect a technical test. Further, you have the chance to meet the team and ask questions.
Job Offer and Onboarding
Congratulations, you made it to the very last stage! Here we have already decided to make you part of the Northwave team. We are sending you a job offer. We hope you also choose us! If so, Welcome to the Northwave family. We are ready to start with your Onboarding!
